Согласно международной статистике:

• 61 % посетителей проводят на выставке 1 день
• 25 % посетителей успевают посетить 5 стендов
• 76% посетителей приходят на выставки, заранее определив, какие именно стенды они планируют посетить и что именно приобрести.

Именно поэтому так важна ваша рекламная кампания. Заранее стоит разослать пригласительные билеты по своим партнерам и потенциальным клиентам, а также буклеты с информацией о том, что ваша компания будет демонстрировать на выставке, номер вашего стенда и его местонахождение, а также перечислите преимущества, которые они получат, если остановятся именно у вашего стенда. Компания «Примэкспо» всегда предоставляет своим экспонентам необходимое для рассылки количество билетов  своим экспонентам, а также всю необходимую информацию. Промокампания выставки должна сопровождаться и другими акциями в СМИ, и вы должны пользовать преимуществами любой бесплатной публикации. Очень часто компании забывают узнать у организаторов выставки о тех рекламных возможностях, которые они предоставляют: реклама на сайте выставки, информация и реклама в каталоге, путеводителе, информация о представляемых новинках в публикуемых статьях и релизах и т.д. Также не забудьте сами связаться со специализированными и деловыми изданиями и пригласить их на ваш стенд.

Помните, что PR-кампания зависит от целей вашего участия. Если речь идет о привлечении новых клиентов, то нужно максимально информировать о себе во всех возможных источниках.  Если основной целью является поддержание старых связей, то вам нужно сосредоточиться на имиджевой составляющей.

5. Создайте свой стенд

Планируйте оформление своего стенда в соответствии с поставленными целями. Если вы хотите заказать для своей компании эксклюзивный стенд, то вам необходимо забронировать необорудованную площадь. Большинство организаторов выставок смогут посоветовать вам наиболее надежного застройщика, который сможет должным образом оформить ваш стенд. Если у вас небольшой бюджет или вы предпочитаете украсить ваш стенд только какими-то плакатами, ролл-апами, баннерами и так далее, то вам необходимо забронировать оборудованный стенд.

Расположение стенда является очень важным фактором при привлечении посетителей и вашего позиционирования относительно конкурентов и партнеров. Убедитесь в том, что вы определились с продуктами, которые будете выставлять на вашем стенде, что данные экспонаты будут готовы к выставке и подготовьте запасные экземпляры для непредвиденных случаев.

6. Обеспечьте комфорт для ваших посетителей

Помните, что стенд - это «лицо компании». Уберите все лишнее для свободного прохода посетителей. Позвольте посетителям легко проходить к вам и получать всю необходимую им информацию. Многие стенды спроектированы как препятствия между вами и потенциальными покупателями. Для того чтобы убрать возможные барьеры, сделайте стенд в форме буквы П, а также избегайте всевозможных тонированных стекол. Стендист должен стоять и быть всегда готов к разговору с клиентом.
 
При этом можно сказать, что для новых компаний, которые ориентируются на привлечение новых клиентов, важно иметь более открытые стенды. Для участников, ориентированных на имидж и укрепление контактов с партнерами, - более закрытые стенды с зоной для переговоров.
 
Важно учитывать, что посетителям приятнее сидеть на стенде с удобной мебелью, выполненном в теплых тонах, на котором играет приятная музыка. При проектировании стенда нужно расставлять определенные акценты. Если цель участия в выставке заключается в продвижении какого-либо продукта, то именно данный продукт должен быть акцентом стенда и его должно быть видно со всех сторон. Если цель - продвижение компании или ее продукта, то повсюду должны присутствовать элементы брэнда компании или продукта соответственно (лого, фирменные цвета, фирменный стиль и т.д.).

И запомните: если покупателям комфортно, у них возникает желание подойти к вашему стенду, и тогда более вероятно, что они обратят внимание на вашу продукцию, и ваше участие в выставке не будет напрасным.
 
 7. Посетите ваш стенд перед началом выставки

Используя все свои творческие способности, подойдите к своему стенду, как это сделал бы любой посетитель выставки. Окиньте его объективным взглядом и ответьте на вопрос: ваше внимание привлек бы такой стенд? Вы бы его запомнили? Если вы выбрали подходящую выставку и знаете ее аудиторию, вы с легкостью заставите посетителей остановиться у вашего стенда. Важно понять причину, по которой люди посещают выставку. Покажите им причину, преимущество, почему им стоит остановиться именно у вашего стенда. Проведите небольшое исследование вашей целевой аудитории и способов, как привлечь ее внимание.

8. Привлекайте внимание посетителей выставки

Посетители любой выставки проходят мимо сотен, а иногда и тысяч стендов, в зависимости от ее специфики. В распоряжении вашей компании будет всего несколько секунд, чтобы поймать внимание посетителя. Убедитесь, что ваш стенд сделан таким образом, чтоб при помощи легко читаемого понятного текста и четкого изображения привлечь внимание посетителей быстрее других участников выставки.

На вашем стенде должны работать приветливые, жизнерадостные люди. Ошибка многих компании в том, что они отправляют на стенд рядовых менеджеров, в действительности работать на стендах должны топ-менджеры, способные ответить на любой вопрос посетителя. Работающие на стенде люди должны четко понимать цели участия в проекте, знать целевую аудиторию, владеть информацией о конкурентах, состоянии отрасли, ну и, конечно, отлично знать историю компании, ее услуги, продукцию и ключевых клиентов. По данным опроса IncommResearch 42 % посетителей, не достигших своих целей на выставке, признались, что сотрудники компаний-участниц не смогли понять их потребностей. Помните, что персонал, работающий на выставке, ни в коем случае не должны на стенде сидеть, читать, работать за компьютером, разговаривать по телефону, играть в игры, принимать пищу, жевать, курить, заставлять посетителей ждать или же игнорировать их, собираться в группы и выяснять отношения друг с другом.

Не нужно забывать и об оригинальных идеях привлечения посетителей на стенд, а также правильном выборе промо-персонала. Многие компании привлекают для работы на стендах промоутеров, как правило, это девушки модельной внешности или же красивые молодые люди. Лучше всего демонстрировать свое оборудование в движении, а также заранее подготовить плакаты, таблички, которые могли бы привлекать внимание (например, таблички «Продано», «Ищем дистрибьютора», «Фотографировать запрещено», «Скидка 30%» и т.д.).

9. Определите интерес посетителя и ключевой объект его внимания

Важно использовать любую выставку как исследование вне зависимости от основных целей участия, ведь это отличная возможность протестировать продукт у посетителей-профессионалов, а также понять их основные предпочтения.

Если вы успешно привлекли посетителей к своему стенду, вам следует обратить внимание на то, какая информация их привлекает и что именно их интересует - действительно ли это что-либо из вашей продукции или одна из предоставляемых вами услуг. Используйте диктофон, заранее подготовленные крупноформатные таблицы, анкеты или просто бумагу для того, чтобы записать, что именно заинтересовало посетителей, и чтобы правильно преследовать тех, кто действительно является вашей целевой аудиторией.

10. Проанализируйте результаты Вашего участия в выставке

Согласно статистике 87 % контактов, полученных на выставке, не получают продолжения после ее окончания. Хотя контакты на выставке значительно эффективнее, а обусловлено это прежде всего тем, что люди потратили время и деньги на посещение выставки. Правильно оценивая результаты, Вы сможете сравнить эффективность выставки с другими маркетинговыми инструментами. Анализ результатов нескольких выставок позволит Вам выбрать то мероприятие, которое будет в наибольшей степени отвечать Вашим ожиданиям. Всегда запрашивайте официальную статистику по выставкам у организаторов. Конечно, большего доверия заслуживает выставка, прошедшая официальный аудит. Никогда об этом не забывайте!

Запомните, что продажи могут последовать лишь через несколько месяцев после выставки. Важно правильно развивать отношения с потенциальными клиентами после выставки, чтобы окупить средства, потраченные на участие в выставке. Именно эти отношения стоят вам больших денег (по статистике, стоимость такого контакта колеблется в пределах 50-300 USD, что гораздо дешевле любого другого).

Например, поставщики отмечают, что демонстрация продукции на выставке в 6 раз эффективнее других средств продвижения, обеспечивающих продажи, а затраты на заключение сделки при встрече на выставке в среднем на 40% ниже, чем без такого контакта (согласно опросу Центра исследований выставочной индустрии США). Поэтому сделайте все возможное, чтобы превратить выставочные контакты в доходы вашей компании.
 
11. Спонсорские возможности на выставке

Спонсорская поддержка выставки - отличная возможность заявить о своей компании и продуктах/услугах. Спонсор выставки получает рекламные места в печатных материалах и на площадке выставки, упоминается на пресс-конференции по случаю открытия выставки, а также на официальном сайте выставки и во всех официальных документах о выставке для прессы. Существует много вариантов спонсорства на выставке: генеральное спонсорство, спонсорство выставки, спонсорство конференции, спонсорство вечернего приема и т.д. также организатор может разработать для Вас уникальный спонсорский пакет именно для Вашей компании в соответствии с Вашими целями. Надо только не забывать, что для того, чтобы стать спонсором, необходимо быть участником данной выставки.
 
Безусловно, выставки являются довольно дорогостоящим и трудоемким маркетинговым средством, в связи с чем в период кризиса, когда компании начинают сокращать свои расходы, страдают именно статьи затрат на участие в различных проектах такого рода. Если и Ваша компания задумалась о том, стоит ли участвовать в том или ином проекте, то задайте себе главный вопрос: как ваше участие или неучастие в важных мероприятиях скажется на бизнесе? Помните, что выставки дают вам реальный шанс встретиться лицом к лицу со всей отраслью и за счет выгодных коммерческих предложений найти новых клиентов и поставщиков. Именно поэтому совет экспертов такой: уменьшите размер вашей выставочной площади, используйте простое оборудование, привлекайте к работе на выставке местных работников, разработайте наиболее выгодные условия сотрудничества для ваших клиентов, активно взаимодействуйте со специализированными и отраслевыми СМИ, но ни в коем случае не отказывайтесь от участия в ведущих выставочных проектах.
 
Надеемся, что наши советы помогут Вам правильно выбрать выставку и обеспечат эффективность Вашего участия.